Le document administratif, premier gisement d'erreurs d'un OF
Chaque inscription déclenche une cascade de documents : convention ou contrat de formation, convocation, facture, parfois un avoir ou un acompte. Dans la plupart des organismes, cette cascade repose sur des copier-coller : on duplique la convention du stagiaire précédent, on change le nom (en oubliant une occurrence sur deux), on attribue un numéro de facture en consultant le tableur partagé, en espérant que personne d'autre ne vient de prendre le même.
Les symptômes sont connus :
- Des conventions avec le nom du stagiaire précédent au milieu de l'article 4
- Des trous ou des doublons de numérotation de factures : un vrai sujet en cas de contrôle fiscal
- Une exonération de TVA appliquée à la main, avec la mention légale parfois oubliée
- Aucun suivi consolidé des paiements : qui a payé, qui doit relancer, combien reste dehors ?
Convention dupliquée dans Word, numéro de facture pioché dans un tableur, TVA gérée de mémoire, relances de paiement au feeling. Chaque document est une occasion d'erreur.
La convention se génère pré-remplie depuis le dossier. Les numéros s'incrémentent tout seuls, sans trou. La TVA formation est paramétrée une fois. Les impayés sont visibles d'un coup d'œil.
Des conventions générées depuis le dossier, et suivies jusqu'à l'archivage
Dans CentreOF, la convention n'est pas un document Word à côté du système : elle est générée depuis le dossier du stagiaire. Nom, formation, dates, durée, financement, montants : tout est déjà là. Vos modèles sont adaptés à votre organisme pendant le setup, puis chaque convention sort pré-remplie, aux couleurs de votre OF.
Chaque convention suit un cycle de vie clair : brouillon → générée → envoyée → signée → archivée. Vous savez à tout moment quelles conventions attendent une signature, et la signature électronique intégrée ferme la boucle sans outil externe.
Une numérotation qui se défend toute seule
Conventions et factures reçoivent automatiquement un numéro séquentiel, chronologique et sans trou (par exemple CONV-2026-0042). Personne ne « réserve » un numéro, personne ne saute une ligne du tableur : la traçabilité exigée en cas de contrôle est garantie par construction.
Factures, avoirs, acomptes, et la TVA formation gérée nativement
- Trois types de documents : factures, avoirs et factures d'acompte, chacun correctement numéroté et rattaché au dossier
- Exonération de TVA formation : si votre organisme bénéficie de l'exonération au titre de la formation professionnelle continue (article 261-4-4° du CGI), elle s'applique par défaut, mention légale comprise
- Cycle de vie suivi : brouillon → émise → envoyée → payée, les impayés ressortent immédiatement
- PDF propres aux couleurs de votre organisme, archivés dans le dossier du stagiaire
Le suivi des paiements donne la vision que le tableur ne donnera jamais : ce qui est facturé, ce qui est encaissé, ce qui est en retard, par période, par formation, par financeur.
Et le BPF se remplit pendant que vous facturez
Chaque facture encaissée, ventilée par origine de financement, alimente automatiquement votre Bilan Pédagogique et Financier. Au printemps, les chiffres sont prêts : plus besoin de reconstituer l'année.
L'erreur de document coûte deux fois
Une convention erronée, c'est un aller-retour avec le client et des jours de retard sur le démarrage. Une numérotation de factures incohérente, c'est un point d'attention immédiat en contrôle fiscal. Le copier-coller n'est pas gratuit : il se paie en crédibilité et en risque.
Questions fréquentes
Conventions & facturation : vos questions
Non, et c'est volontaire. CentreOF gère les documents du métier de la formation : conventions, factures, suivi des règlements. Votre expert-comptable garde son outil : les exports facilitent la transmission des pièces.
Oui. La numérotation est séquentielle, chronologique et sans trou, gérée automatiquement par le système : conventions et factures ont chacune leur série. Plus de tableur de numéros à tenir à jour.
Oui. L'exonération de TVA au titre de la formation professionnelle continue (article 261-4-4° du CGI) est appliquée par défaut si votre organisme en bénéficie, avec la mention légale sur les factures. Le paramétrage reste ajustable.
Oui. Vos modèles de convention sont adaptés à votre organisme pendant le setup : mentions, articles, identité visuelle. Ensuite, chaque convention se génère pré-remplie depuis le dossier du stagiaire.